Surat Sebagai Komunikasi Tertulis Perkantoran

Salah satu kegiatan yang utama dalam kebanyakan organisasi dan perkantoran ialah mengadakan komunikasi. Komunikasi harus dilakukan untuk menyampaikan maksud di antara orang-orang yang bekerja sama di dalam suatu organisasi, namun juga komunikasi dilakukan dengan pihak-pihak lain, antara lain dengan konsumen, pemasok kebutuhan organisasi, mitra kerja sama, dan sebagainya. Singkat kata, komunikasi adalah proses penyampaian pesan secara lisan, tertulis, atau melalui media elektronik oleh satu pihak, dan penerimaan serta tanggapan terhadap pesan yang disampaikan oleh pihak lain.

Komunikasi lisan dipergunakan apabila komunikasi itu untuk mengingatkan hal-hal yang sudah dibicarakan dan disepakati sebelumnya; menyangkut hal yang sederhana dan perkara rutin; lebih mudah dan cepat dilakukan secara lisan daripada secara tertulis, atau dilakukan dengan orang-orang sederhana. Adapun komunikasi tertulis dipergunakan apabila isi komunikasi tidak sederhana dan penting; isi komunikasi harus disebarluaskan kepada banyak orang sehingga tidak efisien bila dilakukan secara lisan; isi komunikasi perlu dikerjakan dan perlu ditindaklanjuti; cara lisan memakan waktu lama dan memungkinkan salah tangkap.

Komunikasi Tertulis Perkantoran

Komunikasi tertulis di dalam bidang perkantoran terutama dilakukan lewat surat-menyurat. Surat adalah lembaran kertas yang memuat suatu informasi yang hendak disampaikan oleh seseorang kepada orang lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, laporan, peringatan, dan sebagainya. Kerap kali suatu surat menghendaki tanggapan atau balasan, dan dengan demikian terjadilah hubungan surat-menyurat atau korespondensi.

Selain sebagai alat komunikasi, surat juga dapat berfungsi sebagai:

1. alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian, surat keputusan, dan sebagainya;
2. alat pengingat, misalnya surat yang telah diarsipkan;
3. dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digunakan kembali untuk penyelidikan mengenai keadaan masa lalu,
4. pedoman tindakan, misalnya surat perintah, surat tugas, surat edaran, dan sebagainya;
5. jaminan keamanan, misalnya surat keterangan jalan;
6. duta atau wakil organisasi, maksudnya surat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa, dan kondisi intern dari organisasi yang mengeluarkannya.

Surat-surat yang dikirim oleh suatu kantor sering merupakan satu-satunya hubungan kantor yang satu dengan kantor yang lain. Karena itu, perlu sekali surat dirumuskan dan ditata sedemikian rupa sehingga menciptakan kesan yang baik dan berwibawa. Surat mempunyai banyak fungsi, maka dapat dikelompokkan atau digolongkan menurut jenis-jenis surat berdasarkan wujudnya, tujuannya, isinya, kepentingannya, dan sebagainya.

Bahasa Surat Korespondensi Perkantoran

Sebagai sarana komunikasi, surat dikatakan efektif apabila informasi atau pesannya ditangkap oleh penerima sesuai dengan yang dimaksudkan oleh pengirim surat. Oleh sebab itu, bahasa merupakan faktor utama yang harus diperhatikan dengan sungguh-sungguh oleh pembuat surat.

Dalam korespondensi perkantoran, yang dipentingkan adalah informasi yang hendak disampaikan, maka bahasanya haruslah jelas (tidak mendua arti), sistematis (teratur), dan padat (singkat, tidak memuat hal yang tak perlu). Kalimat pembuka, kalimat penutup, dan ungkapan-ungkapan kesopanan tetap diperlukan, namun tidak perlu bertele-tele atau berbunga-bunga.

Surat yang tidak jelas maksudnya dan yang terlalu bertele-tele malahan dapat mengakibatkan penerima surat ragu-ragu atau bahkan keliru menangkap pesan surat, sehingga bisa jadi si penerima surat akan memberikan tanggapan yang tidak sesuai dengan yang diharapkan oleh si pengirim surat.

Demi kejelasan isi surat, selayaknya kalimat-kalimat di dalam surat dirumuskan dengan tata bahasa dan ejaan yang baku. Di Indonesia, pedoman yang dijadikan acuan ialah buku Tata Bahasa Baku Bahasa Indonesia dan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan yang dikeluarkan oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa, sebuah lembaga yang bernaung dibawah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

Demi kepentingan menjaga hubungan baik dan demi sopan santun, sering kali surat perlu diberi salam pembuka, salam penutup, atau ucapan terima kasih. Ungkapan-ungkapan yang bermakna kasar sebaiknya pula dihindarkan atau diganti dengan ungkapan lain yang lebih halus dan sopan.Tentu saja pertimbangan sopan santun tidak boleh sampai mengorbankan kejelasan maksud surat. Artinya, penulis surat perlu memilih kata-kata yang sesopan mungkin, tetapi tetap menjaga agar maksud surat dapat ditangkap oleh penerima surat dengan sejelas mungkin.

Contoh Komunikasi Tertulis Perkantoran

Berikut adalah beberapa contoh komunikasi tertulis yang umum dijumpai di dalam kantor:

1. Email

Email adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang paling umum digunakan di kantor. Dengan email, rekan kerja dapat mengirim pesan, berbagi informasi, mengirim lampiran, dan mengoordinasikan tugas secara cepat dan mudah.

2. Memo

Memo adalah pesan singkat yang ditujukan kepada rekan kerja di dalam perusahaan. Memo biasanya digunakan untuk memberikan informasi, memberikan instruksi, atau mengumumkan perubahan kebijakan. Biasanya, memo disebarkan secara internal melalui email atau ditempelkan di papan pengumuman.

3. Surat Resmi

Surat resmi digunakan untuk komunikasi yang lebih formal, seperti surat kepada klien, mitra bisnis, atau pihak eksternal lainnya. Surat resmi mencakup surat penawaran, surat perjanjian, surat pengunduran diri, dan lain-lain.

4. Laporan

Laporan adalah dokumen tertulis yang berisi analisis, evaluasi, atau ringkasan kegiatan atau proyek tertentu. Laporan dapat berupa laporan keuangan, laporan proyek, laporan penjualan, dan lain-lain. Laporan ini biasanya dibuat secara berkala atau sebagai tanggapan atas permintaan tertentu.

5. Catatan Rapat

Setiap kali terjadi rapat di kantor, biasanya akan dibuat catatan rapat untuk mencatat hasil diskusi, keputusan yang diambil, dan tindakan selanjutnya yang perlu dilakukan. Catatan rapat ini penting untuk memastikan semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang telah dibahas dan disepakati.

6. Pesan Teks atau Chat

Dalam beberapa organisasi, komunikasi tertulis dilakukan melalui pesan teks atau platform obrolan instan seperti Slack atau Microsoft Teams. Pesan teks ini biasanya digunakan untuk diskusi cepat, kolaborasi tim, atau memberikan pembaruan singkat.

7. Instruksi Kerja atau Prosedur Operasional Standar (SOP)

Dokumen-dokumen ini digunakan untuk memberikan panduan kepada karyawan tentang cara melakukan tugas-tugas tertentu atau mengikuti prosedur tertentu. Instruksi kerja dan SOP sangat penting untuk memastikan konsistensi dan kepatuhan terhadap standar perusahaan.

8. Papan Pengumuman

Papan pengumuman sering digunakan di area umum kantor untuk mengumumkan informasi penting seperti jadwal rapat, pengumuman perusahaan, atau acara kantor. Ini adalah cara yang efektif untuk menyampaikan informasi kepada semua karyawan secara massal.

9. Buletin atau Newsletter

Buletin atau newsletter perusahaan biasanya diterbitkan secara berkala dan berisi berita, pengumuman, dan artikel-artikel yang relevan dengan karyawan dan kegiatan perusahaan. Ini adalah cara yang baik untuk memperkuat budaya perusahaan dan menjaga karyawan tetap terhubung dengan perkembangan terbaru.

10. Catatan Karyawan

Catatan karyawan digunakan oleh manajer atau HR untuk mencatat kinerja dan prestasi karyawan, serta untuk mencatat masalah atau perubahan yang terjadi selama masa kerja karyawan tersebut.

Komunikasi tertulis di kantor sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional dan koordinasi antar tim. Dengan menggunakan berbagai bentuk komunikasi tertulis ini dengan tepat, perusahaan dapat memastikan bahwa semua pihak terinformasi dan terhubung dengan baik.

Surat Sebagai Komunikasi Tertulis Perkantoran – Lentera Kecil